Информатика | Мәліметтер базасы және мәліметтер базасын басқару жүйесі

Электронды есептегіш машиналардың маңызды ерекшеліктерінің бірі – ақпараттың мол көлемін сақтау және өңдеу, сонымен бірге мәтіндік және графикалық құжаттар ғана емес жарандық жүйе, дыбыстық және бейнефайлдардың беттері де жинақталады. Бұл мүмкіндіктер МБ-ның көмегімен іске асады.
МБ-белгілі бір арқаулы ауқымға қатысты мәліметтерді баяндау, сақтау мен амал – тәсілдермен ұқсата білудің жалпы принциптерін қарастыратын белгілі бір ережелер бойынша ұйымдастырылған мәліметтердің жиынтығы. Адамның қатысуы ықтимал, автоматтық құралдармен өңдеуге жарамды түрде ұсынылған ақпарат мәліметтер ретінде түсініледі.
Мәліметтер базасы дегеніміз ақпаратты сақтауға және жинақтауға арналған ұйымдасқан құрылым.
Электронды МБ-ның басты қасиеті – ақпаратты тез іздестіру мен сұрыптау, сондай – ақ берілген форма бойынша есепті қарапайым түрлендіру мүмкіндігі.
Мәліметтер базасын басқару жүйесі дегеніміз жаңа мәліметтер базасын құруға, оны мәліметтермен толтыруға, оның мазмұнын редакциялауға, оларды реттеуге, безендіруге және баспа құрылғыларына шығаруға немесе байланыс арналарына жөнелтуге арналған программалық құралдар кешені.
База ақпаратын көрсетушілік ретінде берілген критерийге сәйкес бейнелейтін мәліметтерді іріктеу, оларды реттеу, сосын шығаратын құрылғыға беру немесе байланыс арналары бойынша беру.
Кез келген МББЖ мәліметтермен төрт қарапайым операция орындауға мүмкіндік береді:
• Кестеге бір немесе бірнеше жазбаны қосу;
• Кестеден бір немесе бірнеше жазбаны қою;
• Кейбір өрістердің бір немесе бірнеше жазбаларындағы мәндерді жаңарту;
• Берілген шартты қанағаттандыратын бір немесе бірнеше жазбаларды табу.
МББЖ – нің тағы бір функциясы – мәліметтерді басқару. Мәліметтерді басқару ретінде, әдетте, мәліметтерді рұқсат етілмей қол жетуден қорғау, мәліметтермен жұмыс режимін көп мәрте пайдалануды қолдау және мәліметтердің тұтастығы мен үйлесімділігін қамтамасыз ету.
МББЖ – ның екі жұмыс режимі бар: жобалаушылық және пайдаланушылық. Бірінші режим база құрылымын құру немесе баяндауға және оның объектілірін жасауға арналған. Екінші режимде базаны толтыру немесе одан мәліметтер алу үшін бұрын дайындалған объектілер пайдаланылады.
Жобалаушы кесте құрылымдарын мәліметсіз жасайды және оны тапсырыс берушімен бірге келісіп, бір қорытындыға келеді.Базаны құрушылар базаны нақты мәліметтермен толтырмайды. База объектілерін қалау кезеңін де үлгілік мәліметтер мен эксперименттік толтыру бұған қосылмайды.
Базаны пайдаланушы – формалардың көмегімен оны ақпаратпен толтырады, мәліметтерді сұрау салулардың көмегімен өңдейді және қорытындыны нәтижелік кестелер мен есептер түрін де алады. Жалпы жағдайда пайдаланушылардың мақсаты – нақты жұмыс парағында қарастырылғандарға ғана, база құрылымын басқаруға қолы жететіндей құралдары жоқ. МБ объектілері кез келген МББЖ – мен жұмыс процесінде мәліметтер базасында файл жасау басталған жері болып саналады.
Дүние жүзінде мәліметтер базасын басқру жүйелерінің түрлері өте көп. Олардың әр біреуінің түрлі объектілермен жұмыс істеу ерекшеліктеріне, қолданушыға ұсынатын қызмет түрінің өзгешелігіне қарамастан, оларда ортақ ұғымдар кешені қалыптасқан. Сондықтан бізге бір ғана мәліметтер базасын басқару жүйесін қарастырсақ жеткілікті. Солардың ішінен Microsoft Office программасының құрамына енетін Microsoft Access 2000 мәліметтер базасын басқару жүйесін таңдап алдық.
Қарапайым мәліметтер базасының құрылымы. Базаға ешқандай мәліметтер енгізілмеген жағдайда да ол мәліметтер базасы болып қала береді. Өйткені онда мәліметтер болмаған күннің өзінде де, қандай да бір ақпарат бар – бұл мәліметтер базасының құрылымы. Ол мәліметтерді енгізудің және сақтаудың әдістерін анықтап береді. Мәліметтер базасы көптеген объектілерден тұрады, бірақ солардың ең негізгісі кесте болып табылады. Ең қарапайым мәліметтер базасы бір ғана кестеден тұрады.Біз білеміз, екі өлшемді кестенің құрылымы жолдар мен бағаналардан тұрады. Олардың аналогы ретінде қарапайым мәліметтер базасында өрістер мен жазбаларды аламыз. Өрістердің құрамы мен қасиеттерін өзгерту арқылы, мәліметтер базасының құрылымын өзгертеміз.
Мәліметтер базасы өрістерінің қасиеттері. Өрістер мәліметтер базасының құрылымын ғана емес, сонымен қатар мәліметтердің топтық қасиеттерін береді.

• Өріс атауы (Наименование поля) – мәліметтер базасына автоматтандыру операцияларын қолданғанда осы өрістің элементтеріне қандай қатынаста болу керектігін анықтайды.
• Өріс типі (Тип поля) – берілген өрістегі мәліметтер типін анықтайды;
• Өріс өлшемі (Размер поля) – берілген өріске енгізілетін символдардың ақырғы ұзындығын анықтайды;
• Енгізу қаласы (Маска ввода) – енгізудің түрін анықтайды;
• Қолтаңба (Подпись) – берілген өріс үшін кесте бағанының тақырыбын анықтайды;
• Үнсіз келісім бойынша қабылданатын мән (Значение по умолчанию) – ұяшыққа автоматты түрде енгізілетін мән;
• Мәнге қойылатын шарт (Условие на значение) – мәліметтерді енгізудің дұрыстығын тексеру үшін қолданылатын шектеу;
• Қате туралы хабар (Сообщение об ошибке) – қате мәліметтерді енгізу кезінде пайда болатын ескерту;
• Міндетті өлшем (Объязательное поле) – мәліметтер базасын толтырғанда берілген ақпараттарды толтыру қажеттігін анықтайтвн қасиет;
• Бос жолдар (Пустые строки) – бос жолдан тұратын мәліметтерді енгізуге рұқсат беретін қасиет;
• Индекстелген өріс (Индексированное поле) – егер өріске осы қасиет берілсе, онда осы өрісте сақталынған жазбаларды сұрыптаумен, іздестірумен байланысты амалдар жылдамдатылады.
Жоғарыда аталған өрістер қасиеті негізінен мәтіндік типті өріске қатысты. Бұдан басқа типті өрістер осы қасиеттерге ие болуы және болмауы да мүмкін.
Мәліметтер типі. Электрондық кестемен танысқанда біз мәліметтердің үш типін қарастырғанбыз:мәтіндік, сандық және формулалар. Мәліметтер базасының кестесі көптеген мәліметтер типімен жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Олар:

• Мәтіндік (Текстовый) - өлшемі ақырлы кәдімгі мәтіндік ақпаратты сақтауға арналған мәліметтер типі;
• Мемо өрісі – үлкен көлемді мәтінді сақтауға арналған мәліметтер типі;
• Сандық (Числовой) – нақты сандарды сақтауға арналған мәліметтер типі;
• Мерзімі/уақыты – күнтізбе бойынша күнін, айын және уақытты сақтауға арналған мәліметтер типі;
• Қаржылық – қаржылық шаманы сақтауға арналған мәліметтер типі;
• Санауыш – жазбаларды автоматты түрде нөмірлеуше арналған мәліметтер типі;
• Логикалық – логикалық мәліметтерді сақтауға арналған тип;
• Ауыстырулар шебері – бұл арнаулы емес мәліметтер типі. Бұл объектінің көмегімен мәліметтерді енгізуді автоматтандыруды дайын тізімнен таңдап алатындай етіп ұйымдастыруға болады.
Мәліметтер базасының объектілері. Microsoft Access 2000 мәліметтер базасын басқару жүйесі жеті түрлі объектілерді құруға және қолдануға мүмкіндік береді.
Кестелер. Бұл кез келген мәліметтер базасының негізгі объектісі болып табылады. Біріншіден, кестеде мәліметтер базасындағы барлық акқпарат сақталады, екіншіден кестелер мәліметтер базасының құрылымын анықтайды.
Сұраныс. Бұл объекті кестедегі мәліметтерді қолданушыға ыңғайлы түрде шығарып береді. Сұраныстың көмегімен мәліметтерді сұрыптау, сүзгіліеу амалдары орындалады. Сұраныстың көмегімен бұрыннан бар кестенің негізінде жаңа кесте құрылады, басқа мәліметтер көзінен импортталады, кестелерде қарапайым есептеулер жүргізіледі.
Сұраныстың ерекшелігі – олар негізгі кестелердегі мәліметтердің негізінде уақытша қорытынды кесте құрады.
Қалыптар. Егер сұраныстар мәліметтерді сұрыптау мен анализдеудің арнаулы құралдары болса, ал қалыптар мәліметтерді енгізу құралы болып табылады. Оның мәні – қолданушыға тек толтыруға рұқсат етілген өрістерді толтыру құралдарын ұсынады.
Есептер. Өзінің қасиеттері мен құрылымы жағынын есептер қалыпқа өте ұқсас келеді, бірақ ол мәліметтерді тек баспаға шығаруға арналған. Сондықтан есептерде баспа құжатарына арналған арнаулы безендіру элементтері бар.
Беттер. Мәліметтер базасының осы арнаулы объектілері тек Microsoft Access 2000 – да ғана жүзеге асырылған. Бұл – Web – бетте орналастырылатын және қолданушыға сол Web-беттен берілетін, HTML кодында жазылатын өте айрықша объект.
Макростар мен модульдер. Бұл категориядағы объектілер осы СУБД-мен жұмыс істеу кезінде қайталанатын операцияларды автоматтандыруға және программалау арқылы жаңа функцияларды құруға арналған. Microsoft Access мәліметтер базасын басқару жүйесіндегімакростар СУБД-нің ішкікомандалар тізбегінен тұрады және мәліметтер базасымен жұмыс істеуді автоматтандыру құралы болып табылады.
Мәліметтер схемасын даярлау. Тапсырыс берушінің тұтынатын мәліметтерінің негізгі бөлігін анықтап алып, мәліметтер базасының құрылымын дайындауға кірісеміз. Мәліметтер базасын оның негізгі объектісі – кестелерінің құрылымын дайындаудан бастайды.
1. Жұмыс негізгі өрістер тізімін құрудан басталады.
2. Әр өріске қандай мәлімет орналасқанына қарай ондағы мәліметтердің типтері анықталады.
3. Жалпы тзімдегі өрістерді негізгі кестелерге орналастырады. Егер кестенің қайсыбір өрісіндегі жазбалар қайталанатын болса, онда бұл кестені екі бөлікке бөледі.
4. Әр бір кестеде түйінді өріс белгіленеді. Мұндай өріс ретінде мәліметтері қайталануы мүмкін емес өріс алынады.
5. Қағаз бен қарындаштың көмегімен кестелер аралығындағы байланысты сызып көрсетеді.түйінді өрістер бұл кестелерде майлы қаріппен көрсетілген. Бұл сыба мәліметтер схемасы деп аталады.
Кестелер арасындағы байланыс бірнеше типті болады: бірден бірге және бірден көпке.
6. Мәліметтер схемасын жасаумен мәліметтер базасын құрудың негізгі қағазға түсірілген сатысы аяқталады. Осы схеманы тапсырыс беруші жобалаушымен келісіп бекітіп алғанна кейін барып, мәліметтер базасының электрондық нұсқасын құруға кіріседі.
Кестелермен жұмыс. Microsoft Access - те кез келген объектімен жұмыс істеу Мәліметтер базасы терезесінен басталады. Оның сол жақ паналінде Access-тің негізгі объектілері орналасқан. Кестені құру үшін сол жақ панельден кестені басқару элементін таңдап аламыз.Оң жақ панельде жаңа кестені құруға арналған басқару элементтері мен мәліметтер базасында бұрыннан бар кестелер тізімі келтірілген. Шебердің көмегімен кестені құру жұмысты жеделдетуге арналғандықтан
Мұнда Microsoft Access -тің негізгі құрылымдары мен әдістерін игеру қиын. Бұл режим Access-те жұмыс істеп үйренген профессионалдарға арналған. Сондықтан біз кестені құруды қолмен жүзеге асыратын Конструктор режимінде бастаймыз.
Осы суретте көрсетілген терезе кестенің құрылымын дайындау мен редакциялауға арналған графиктік бланк болып табылады. Бірінші бағанға өріс атаулары енгізіледі. Егер қолтаңба қасиеті енгізілмесе, онда болашақ кестенің сәйкес бағаны өріс атауымен аталады. Әр бір өрістің атауының жанында мәліметтер типі бағанында оның типі көрсетіледі. Ол үшін сол ұяшыққа тышқан батырмасын бассақ, төмен бағытталған жебелік батырмасы пайда болады, оның ішіне кіріп тізімнен қажетті типті таңдап аламыз.
Бланкінің төменгі жағында өріс қасиеттерінің тізімі орналасқан. Оның кейбіріулері өзі алдын-ала берілген. Жалпы алғанда өріс қасиеттерін енгізу міндетті емес. Оны өз қалауымызбен баптауымызға болады.
Кестені құрғанда түйінді өрісті енгізген дұрыс. Сол арқылы кестелер арасындағы байланысты ұйымдастыруға болады. Қандай да бір өрісті түйінді өріс ретінде бері ушін, өріс атауына тышқанның оң жақ батырмасын басып, шыққан жанама менюден Түйінді өріс бөлімін таңдап алу керек. Кестеге мәліметер енгізілгеннен кейін оны сақтаудың қажеті жоқ, барлық мәліеттер автоматты түрде сақталынады.
Кестенің құрылымын өзгерту қажеттілігі туған жағдайда, оны Конструктор режимінде ашу қажет.
Сұраныстармен жұмыс. Кестелер мәліметтер базасының ең негізгі, құнды объектісі болғандықтан, оған тек базаны құрушы адам ғана қатынай алатындай болуы керек. Ал басқа қолданушылар базадан мәліметтер алу үшін сұраныстарды қолдануы қажет. Мәліметтер базасын жобалаушы барлық қажетті сұранысты алдын ала даярлап қояды. Microsoft Access Мәліметтер базасы терезесінің сол жағындағы Сұраныс элементін таңдап алып, оң жақ терезедегі Конструкторлар режимінде сұранысты даярлау командасын таңдасақ, үлгі бойынша сұраныс бланкі терезесі ашылады.



Жоғарғы жағында сұраныс жіберілген кестенің құрылымы бейнеленген. Ал төменгі бөлігі бағандарға бөлінген. Оның әрбір бағаны болашақ кестенің бір-бір өрісіне сәйкестендірілген.
Үлгі бойынша сұраныс даярлау өте оңай жүргізіледі. Жанама менюдің көмегімен бланкінің жоғарғы бөлігінде қажетті кестелерді ашып алады. Соның ішінен құрылатын сұранысқа қажет өрістерді тышқанның көмегімен таңдап алады. Сол кезде бланкінің төменгі жағындағы бағандар автоматты түрде толтырылады. Сұраныстың құрылымын даярлап болған соң, оны жаңа атпен сақтап қояды. Осылайша құрылған сұраныс – Таңдамаға сұраныс деп аталады.
Параметрлі сұраныс. Мәліметтер базасын қолданушы тек дайын сұраныстармен жұмыс істей алады. Егер жобалаушы құрған сұраныста бағасы 45000 теңгеден аспайтын тауарды іріктеп алуды ғана қарастырса, онда біз бағасы 60000 теңгеден аспайтын тауарды іріктеп ала алмаймыз. Өйткені оған сәйкес сұраныс дайындалмаған. Осы жағдайда параметрлі сұранысты пайдаланамыз, яғни параметрдің мәнін өзіміз енгізу арқылы, бағасы көрсетілген параметрден кем тауар санын шығарып аламыз. Параметрлі сұранысты құру үшін сұраныс бланкісінің төменгі жағында Экранға шығару жолындағы жалаушаны алып тастаймыз. Сұрыптау шарты жолындағы сәйкес өрістің астына (Параметрді енгіз) деген мәтінді теру қажет.
Қорытынды сұраныс. Қорытынды сұраныс электрондық кестелердегі қорытынды функциялардың қолданылуындай қызмет атқарады. Топтау амалдарының көмегімен қайсыбір өрісте қорытындылау функцияларын құруды жеңілдетеді. Қорытындылау функцияларына – AVG (ОРТА МӘНІН ТАБУ), SUM (ҚОСЫНДЫНЫ ЕСЕПТЕУ), MAX (ЕҢ ҮЛКЕН МӘНДІ ТАБУ), MIN (ЕҢ КІШІ МӘНДІ ТАБУ).
Қорытынды сұраныс даярлау үшін Сұраныс конструкторының аспаптар панелінде Топтау операциялары батырмасын басып, сұраныс бланкісінің төменгі жағына Топтау операциясы жолын енгізу қажет. Қорытынды жүргізілетін өрістің ұяшығында топтау операциясын таңдап аламыз.
Қалыптармен жұмыс. Қалыптар мәліметтерді енгізудің, алдын ала қарап шығудың және түзетудің ең қолайлы әдістерін ұсынады. Олар қамтитын басқару элементтерінің көмегімен кестедегі мәліметтергге қатынау жүзеге асырылады. Мәліметтерді енгізу мен түзетуге арналған мәтіндік өрістер, жалаушалар, батырмалар, тізімдер, жазбалар, графиктік мәні OLE объектілерін бейнелеуге арналған қоршаулар басқару элементтері деп аталады. Қалыптарда бағынышты қалыптардың көмегімен байланысқан кестелердегі мәліметтерге қатынай аламыз.Қалыптар үшін негізгі мәліметтер көзі кесте немесе сұраныс болып табылады.
Автоқалып. Кестелер мен сұраныстардан қалыптардың айырмашылығы, оларды автоматтандыру құралының көмегімен дайындауға болады. Соның ішінде, толығымен автоматтандырылған құрал АВТОҚАЛЫП болып табылады. Автоқалыптың үш түрі бар:
• Бағандық;
• Кестелік;
• Ленталық.




Автоқалып дайындау үшін, мәліметтер базасының негізгі терезесінен Қалыптар қыстырмасын ашып, Құру батырмасын басамыз. Ашылған Жаңа қалып сұхбат терезесінен автоқалыптың түрін және сол қалып негізделетін кестені таңдап аламыз. ОК батырмасын басқаннан кейін дайын автоқалып пайда болады. Оған мәліметтерді енгіземіз.
Қалыртың құрылымы. Қалыптың құрылымы мынадай бөліктерден тұрады:
• Қалыптың тақырыбы оның жоғарғы бөлігін анықтайды. Тақырып аймағына мәтін, графика және басқару элементтерін орналастыруға болады.
• Жоғарғы колнтитул – қалыпты баспаға жіберердегі беттің жоғарғы колонтитулын анықтайды.
• Төменгі колонтитул – қалыпты баспаға жіберердегі беттің төменгі колонтитулын анықтайды.
• Мәліметтер аймағы – түптектерден алынған мәліметтерді қамтитын негізгі бөлім болып табылады. Бірнеше беттен тұратын қалыптарда бұл бөлім барлық беттерде орналасады.
• Ескертулер – қалыптың ең төменгі бөлігін құрайды. Бұл бөлім қалыпқа тақырып бөлімімен бірге енеді. Көп бетті қалыптарды дайындаған кезде қалыптың ескертулері тек соңғы беттен кейін шығады.

Есептермен жұмыс. Есептер қалыптар мен қатынау беттеріне өте ұқсас болып келеді. Бірақ есептер мәліметтерді баспа құрылғысына шығаруға арналған. Қалыптарға қолданылатын амалдардың барлығы дерлік есептерге де қатысты.
Мұнда да жобалаудың автоматтандырылған және қолмен енгізілетін түрлері бар. Автоматтандырылған жобалау құралдары Автоесептерде жүзеге асырылған. Автоесептер де автоқалыптар сияқты бағандық және ленталық болып бөлінеді. Автоесептерді іске қосу үшін Мәліметтер базасы – Құру – Жаңа есеп – Бағандық автоесеп командасын орындау қажет.
Есептерді дайындаудың екінші бір әдісі – Есептер шебері. Оны іске қосу үшін Мәліметтер базасы терезесіндегі Шебердің көмегімен есеп даярлау таңбашасын тышқан батырмасымен екі рет шерту қажет.
Кез келген саланың жұмысын дұрыс ұйымдастырудың ең басты шарты болып жетілген ақпараттық жүйені құру жұмысы табылады.
Информациялардың ағымы үнемі ұлғаюда және бүгінгі күнде ешқандай анықтамалар информацияны үнемі және өз уақытында жаңартып отырмақ түгіл, оны сиғызада алмайды.
Бұл проблемаларды шешу үшін компьютерлік технологияларды қолдануға болады. Компьютерде есептеулерді жүргізетін, графикалық бейнелерді, Мәтіндерді құруға мүмкіндік беретін бағдарламалардан басқа,
үлкен көлемді информацияларды сақтау өңдеу және іздеу үшін арнайы программалар бар. Біз құрған базада орналасқан деректер өзара қисынды байланысқан болуы керек. Бұл нақты параметрлері, қасиеттері бойынша,
яғни бір-біріне қатысының белгілері бойынша деректерді топтастыру жолымен іске асырылады.
Осылай Ассess программалау ортасында құрылған мәліметтер базасы арқылы көп адамдарға өзіміздің көмегімізді тигіземіз деп ойлаймыз ....